Erstellt von Manu
Für wen ist dieser Artikel?
Alle, die wissen wollen, wann die anderen Termine haben und ggf. gleich welche einbuchen wollen
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Wir organisieren und teilen Termine im Google Kalender. Alle Termine werden auch an den "o4U-Kalender" geteilt, sodass jeder eine Übersicht über alle Termine hat und bei Wunsch auch an Terminen teilnehmen kann, bei denen er nicht direkt eingeladen wurde. Du findest diesen Kalender auch in Teams im Channel "Allgemein" oben in der Menüleiste.
Deinen Kalender freigeben
Bei Google hast du die Möglichkeit deinen Kalender für andere Nutzer freizugeben. Wir nutzen diese Funktion, da es die Terminfindung stark erleichtert. Wenn du deinen Google Kalender freigeben möchtest, kannst du folgende Schritte befolgen.
Videotutorial (ca. 3,5 min auf 1-facher Geschw.):
https://www.loom.com/share/7bed6a5e07b34eb3b320a6cc1c709074
Schritt 1
Gehe auf deinen Google Kalender und gelange zu den Einstellungen (über das Zahnradsymbol rechts oben). Klicke auf den Kalender den du freigeben willst und wähle im Menü, dass sich dann öffnet "Für bestimmte Personen freigeben". Füge hier die unten stehenden E-Mail-Adressen hinzu und gib ihnen die passende Berechtigung.
fruchtanselm@gmail.com
imanu201314@gmail.com
In der Regel wählen wir "Alle Termindetails anzeigen". Wenn du aber ein bisschen mehr Privatsphäre willst kannst du auch 'Nur Verfügbarkeit anzeigen" auswählen. Wenn du Google Kalender beruflich und privat nutzt, kannst du beide Kalender freigeben oder in deinem privaten Kalender deine gewöhnlichen Arbeitszeiten eintragen. Alle Infos zur Freigabe deine Google Kalenders findest du in diesem Help-Center-Artikel von Google.
Schritt 2
Sobald du Schritt 1 befolgt hast, bekommen die Personen die du hinzugefügt hast eine Mail und können auf den E-Mail-Link klicken, um deinen Kalender ihrer Liste hinzuzufügen. Du hast somit deinen Teil erstmal getan und kannst deine Mail in die obige Liste eintragen, damit zukünftige Mitarbeitende dir direkt den Zugriff geben können. Allerdings denke daran, dass auch du noch, die Mails bestätigen musst, wenn jemand anderes dir im Gegenzug seinen Kalender freigibt.
Schritt 3
Das ganze funktioniert nur, wenn alle Personen, denen ein Kalender freigegeben wird auch auf die Mail reagieren und im Gegenzug ihren Kalender freigeben. Wenn du in Zukunft also eine Mail bekommst, dass jemand seinen Kalender mit dir teilen möchte, klicke bitte auf den Link und teile direkt auch deinen Kalender mit der Person.
Zu- und Absagen
Über die Zusagefunktion (Ja/Nein/Vielleicht bzw. vorerst Zusagen) kann man sich zurückmelden und einen Überblick bekommen, wer so dabei ist. Wir wollen lieber mehr Leute einladen (Möglichkeit bieten, dabei zu sein), als jemanden direkt außen vor zu lassen. Das Prinzip steht und fällt dann damit, dass sich alle auch tatsächlich zurückmelden. Das heißt für dich konkret:
Wenn Du eingeladen wirst, möglichst früh zu- oder absagen. Du kannst auch die Option "vielleicht" wählen, denke aber bitte daran, dies zu ändern, sobald du weißt ob du kommst. Wenn alle bis zum Termin "vielleicht" zurückmelden, ist es nicht optimal.
Wenn Du selbst ein Meeting erstellst:
Die entsprechenden Teilnehmer einladen + für wen es noch interessant sein könnte (Teilnehmer können als "optional" markiert werden)
Den o4U-Kalender einladen -> o4unitygmbh@gmail.com
Es lohnt sich eventuell die anderen Leute deinen Google Kontakten hinzuzufügen (dann musst du nicht die Mail sondern nur den Namen eintippen) und Google-Gruppen anzulegen
Ergänzungen, Anhänge, Links & Co
hier einfügen
Bilder kann man direkt reinkopieren
Rest mit Link oder einbetten